個人情報の取扱いについて

1.事業者の氏名又は名称及び住所並びに代表者の氏名
首都圏ビルサービス協同組合
東京都港区赤坂1-1-16 細川ビル1003号
代表理事 五十嵐 久男

2.個人情報保護管理者(もしくはその代理人)の氏名または職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者 海藤 清久
TEL:03-3583-6447

3.当組合が取得・保有する個人情報の利用目的
当組合が取得した個人情報は、厳重なる管理の上、下記の範囲内で取り扱い、目的外の利用はいたしません。

【直接書面以外で取得する個人情報の利用目的】
1) 「清掃、建物サービス事業」に関する個人情報の利用目的
(1)事業に係る連絡、協力、交渉、業務契約、お問合せに対する回答のため
(2)受注した事業を遂行するため
(3)受注管理のため
(4)請求業務のため
(5)当組合の組合員、清掃作業員・警備員管理のため

【直接書面で取得する個人情報の利用目的】
1) 従業員に関する個人情報の利用目的
(1)人事管理等のため
2) 採用募集者に関する個人情報の利用目的
(1)採用選考のため
(2)採用選考手続きおよびその結果に関する連絡のため
(3)採用前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

4.当組合が取得した個人情報の第三者への業務委託について
1) 当組合は、当組合が取得した個人情報を本人の同意の下、次の場合において業務委託します。
当組合では業務委託に関して、評価・選定し、秘密保持契約を締結した当組合管理の事業者に業務委託することがあります。
ただしご本人の同意なしに第三者に業務委託することはありません。
(1)名刺印刷のため、従業者の情報を印刷会社に委託します。
(2)受託業務において、当協会組合員に業務を委託します。

5.当組合が取得した個人情報の第三者への提供及び共同利用について
当組合は、次の場合を除いて、当組合が取得した個人情報をご本人の同意なしに第三者に提供及び共同利用することはありません。
(1)ご本人の同意がある場合
(2)法令に基づき必要な場合
(3)人の生命、身体および財産等を保護するために緊急の必要性がある場合

6.個人情報保護のための安全管理
当組合は、当組合が取得した個人情報を保護するための規程類を定め、従業者全員に周知・徹底と啓発・教育を図るとともに、その遵守状況の監査を定期的に実施いたします。
また、当組合が取得した個人情報を保護するために必要な安全管理措置の維持・向上に努めてまいります。

7.開示・訂正・利用停止等の手続
1) 保有個人データについて
当組合で取扱う個人情報に関して、ご本人は利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の請求(以下、「開示請求」という)ができます。

当組合が保有する「保有個人データ」は、次の通りです。
(1)当組合の各事業で取得したお客様の個人情報(当組合が業務を受託し、提供元・委託元からお預かりした第2項1)に明記している個人情報は含みません)
(2)お取引先の皆様に関する個人情報
(3)当組合の全ての従業者の雇用管理に関する個人情報
(4)当組合へ入社を希望される皆様に関する個人情報
(5)各お問い合せされた皆様に関する個人情報

2) 開示請求の申出先
開示請求は前述の「個人情報お問合せ窓口」にお問合せの上、当組合が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求める場合には、当組合所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。

3) 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。

※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

4) 開示請求(「利用目的の通知」「開示個人情報の開示」の請求)にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

5) 開示請求に対する開示方法
(1) 開示請求に対する当組合からの回答につきましては、原則として、ご本人に文書で回答させて頂きますが、ご本人の同意を頂いたうえで電話、FAX、Eメール等で回答させて頂く場合があります。
また、訂正・利用停止等の請求につきましては、ご本人確認後、お客様の請求権の有無を確認したうえで訂正・追加・削除若しくは利用停止いたします。
(2) 開示できない場合は、その理由を(1)で記載した同様の方法で回答させていただきます。

6) 開示請求で取得した個人情報の利用目的
(1)開示請求への対応等のため

8.個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について
個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、前述にある当組合「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

9. 認定個人情報保護団体

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情の解決の申出先:認定個人情報保護団体事務局
<住所>〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
<電話番号>03-5860-7565
<フリーダイヤル>0120-700-779(※受付時間 平日9:30~12:00,13:00~16:30)

※上記問合せ先は、当社のサービスに関する問合せ先ではありません。