個人情報保護方針

制定日:2012年7月2日
最終改定日:2012年7月2日

首都圏ビルサービス協同組合(以下「当組合」という。)は、「清掃その他の建物サ-ビス業又は警備業」を営む中小企業者を組合員とする同業者団体(法人)です。
当組合が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

a)当組合事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用及び提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。

b)当組合は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

c)当組合は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させて行きます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護致します。

d)当組合は個人情報の取扱いに関する苦情及び相談対応への内部規程を定め、苦情及び相談には、迅速かつ誠実に対応致します。

e)個人情報保護マネジメントシステムについて、当組合を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進して行きます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させると共に、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

 

首都圏ビルサービス協同組合
代表理事 阿南 一成
以上

 

首都圏ビルサービス協同組合 個人情報お問合せ窓口
個人情報保護管理者宛
TEL:03-3583-6447
FAX:03-3583-6086
Mail:syuto.b@eagle.ocn.ne.jp

 

個人情報の取扱いについて

  1. 個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先 個人情報保護管理者 海藤 清久 TEL:03-3583-6447
  2. 当組合が取得・保有する個人情報の利用目的 当組合が取得した個人情報は、厳重なる管理の上、下記の範囲内で取り扱い、目的外の利用はいたしません。【直接書面以外で取得する個人情報の利用目的】
    1. 「清掃、建物サービス事業」に関する個人情報の利用目的
      1. 事業に係る連絡、協力、交渉、業務契約、お問合せに対する回答のため
      2. 受注した事業を遂行するため
      3. 受注管理のため
      4. 請求業務のため
      5. 当組合の組合員、清掃作業員・警備員管理のため
    【直接書面で取得する個人情報の利用目的】
    1. 従業員に関する個人情報の利用目的
      1. 人事管理等のため
    2. 採用募集者に関する個人情報の利用目的
      1. 採用選考のため
      2. 採用選考手続きおよびその結果に関する連絡のため
      3. 採用前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため
  3. 当組合が取得した個人情報の第三者への業務委託について
    1. 当組合は、当組合が取得した個人情報を本人の同意の下、次の場合において業務委託します。当組合では業務委託に関して、評価・選定し、秘密保持契約を締結した当組合管理の事業者に業務委託することがあります。ただしご本人の同意なしに第三者に業務委託することはありません。
      1. 名刺印刷のため、従業者の情報を印刷会社に委託します。
  4. 当組合が取得した個人情報の第三者への提供及び共同利用について 当組合は、次の場合を除いて、当組合が取得した個人情報をご本人の同意なしに第三者に提供及び共同利用することはありません。
    1. ご本人の同意がある場合
    2. 法令に基づき必要な場合
    3. 人の生命、身体および財産等を保護するために緊急の必要性がある場合
  5. 個人情報保護のための安全管理当組合は、当組合が取得した個人情報を保護するための規程類を定め、従業者全員に周知・徹底と啓発・教育を図るとともに、その遵守状況の監査を定期的に実施いたします。また、当組合が取得した個人情報を保護するために必要な安全管理措置の維持・向上に努めてまいります。
  6. 開示・訂正・利用停止等の手続
    1. 開示対象個人情報について「開示対象個人情報」とは、JIS Q15001:2006の3.4.4.1において次のとおり定義されております。 『事業者は、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物または一定の規則に従って整理、分類し、目次、符号などを付することによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、事業者が本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの。』
    2. 当組合が保有する「開示対象個人情報」は、
      1. 当組合の各事業で取得したお客様の個人情報(当組合が業務を受託し、提供元・委託元からお預かりした第2項1)に明記している個人情報は含みません)
      2. お取引先の皆様に関する個人情報
      3. 当組合の全ての従業者の雇用管理に関する個人情報
      4. 当組合へ入社を希望される皆様に関する個人情報
      5. 各お問い合せされた皆様に関する個人情報
    3. 開示請求の申出先開示請求は前述の「個人情報お問合せ窓口」にお問合せの上、当組合が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求める場合には、当組合所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。
    4. 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。 ※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。
    5. 開示請求(「利用目的の通知」「開示個人情報の開示」の請求)にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。
    6. 開示請求に対する開示方法
      1. 開示請求に対する当組合からの回答につきましては、原則として、ご本人に文書で回答させて頂きますが、ご本人の同意を頂いたうえで電話、FAX、Eメール等で回答させて頂く場合があります。また、訂正・利用停止等の請求につきましては、ご本人確認後、お客様の請求権の有無を確認したうえで訂正・追加・削除若しくは利用停止いたします。
      2. 開示できない場合は、その理由を(1)で記載した同様の方法で回答させていただきます。
    7. 開示請求で取得した個人情報の利用目的
      1. 開示請求への対応等のため
  7. 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、前述にある当組合「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。
  8. 認定個人情報団体について
    当組合は認定個人情報団体の対象事業者となっております。
    認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下の通りです。
     ・認定個人情報保護団体の名称
         一般財団法人日本情報経済社会推進協会
     ・苦情の解決の申出先
         個人情報保護苦情相談室
     ・住所
         〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
     ・電話番号
         03-5860-7565
         0120-700-779